Πόσο κοστίζει ένα channel manager για ξενοδοχείο

31 Aug Πόσο κοστίζει ένα channel manager για ξενοδοχείο

Μία λάθος τιμή σε ένα OTA, ένα δωμάτιο που φαίνεται διαθέσιμο ενώ έχει ήδη πουληθεί ή μια κράτηση που περνιέται χειροκίνητα στο PMS μπορεί να κοστίσει περισσότερο από τη μηνιαία συνδρομή ενός συστήματος. Γι’ αυτό το κόστος channel manager δεν πρέπει να αξιολογείται μόνο ως ένα ακόμη λειτουργικό έξοδο. Είναι επένδυση στην ακρίβεια των πωλήσεων, στον έλεγχο της διανομής και στον χρόνο που επιστρέφει στην ομάδα σας.

Για ένα ανεξάρτητο ξενοδοχείο, ένα boutique κατάλυμα ή ένα συγκρότημα με πολλαπλούς τύπους δωματίων, η σωστή ερώτηση δεν είναι μόνο «πόσο κοστίζει;». Είναι «τι εξασφαλίζει η τιμή αυτή και ποιο είναι το κόστος όταν το σύστημα δεν καλύπτει τις πραγματικές ανάγκες του ξενοδοχείου;».

Τι διαμορφώνει το κόστος channel manager

Δεν υπάρχει μία ενιαία τιμή που να ταιριάζει σε κάθε κατάλυμα. Η χρέωση συνήθως καθορίζεται από τον αριθμό των δωματίων, τα κανάλια πώλησης που συνδέονται, το εύρος των διασυνδέσεων και το επίπεδο υποστήριξης που περιλαμβάνεται.

Ένα μικρό κατάλυμα με λίγα δωμάτια και παρουσία σε δύο ή τρία OTAs έχει διαφορετικές απαιτήσεις από ένα ξενοδοχείο 80 δωματίων που διαχειρίζεται Booking.com, Expedia, Airbnb, wholesaler channels, εταιρικές τιμές και πολλαπλά rate plans. Όσο αυξάνεται η πολυπλοκότητα, τόσο μεγαλύτερη είναι η αξία της αυτοματοποίησης – αλλά και η ανάγκη για αξιόπιστη παραμετροποίηση.

Το μοντέλο χρέωσης μπορεί να είναι μηνιαία συνδρομή ανά κατάλυμα, ανά δωμάτιο ή ανάλογα με το πακέτο υπηρεσιών. Κάποιοι πάροχοι εφαρμόζουν αρχικό κόστος ενεργοποίησης, ενώ άλλοι ενσωματώνουν το setup στη συνδρομή. Το κρίσιμο είναι να γνωρίζετε από την αρχή τι περιλαμβάνει η συμφωνία και τι χρεώνεται επιπλέον.

Οι διασυνδέσεις που χρειάζεται πραγματικά το ξενοδοχείο

Η βασική σύνδεση με τα μεγάλα OTAs είναι απαραίτητη, αλλά δεν αρκεί από μόνη της. Ένα channel manager αποδίδει όταν επικοινωνεί σωστά με το PMS, το booking engine και, όπου απαιτείται, με εργαλεία online πληρωμών ή revenue management.

Αν το PMS δεν ενημερώνεται άμεσα μετά από κάθε κράτηση ή αν το booking engine δεν λαμβάνει τις ίδιες διαθεσιμότητες και τιμές με τα OTAs, η ομάδα σας επιστρέφει σε χειροκίνητους ελέγχους. Σε αυτή την περίπτωση, μια χαμηλή αρχική τιμή μπορεί να μετατραπεί σε καθημερινό λειτουργικό κόστος, καθυστερήσεις και αυξημένο κίνδυνο overbooking.

Ρωτήστε συγκεκριμένα αν οι συνδέσεις είναι αμφίδρομες και σε πραγματικό χρόνο. Η διαθεσιμότητα, οι τιμές, οι περιορισμοί διαμονής, τα stop sales και οι ακυρώσεις πρέπει να συγχρονίζονται αξιόπιστα. Η απλή «σύνδεση» δεν έχει την ίδια εμπορική αξία με μια ολοκληρωμένη, ελεγχόμενη διασύνδεση.

Setup, εκπαίδευση και υποστήριξη

Το αρχικό στήσιμο είναι ένα σημείο όπου συχνά κρύβεται κόστος ή, ακόμη χειρότερα, ευθύνη που μεταφέρεται στο ξενοδοχείο. Η χαρτογράφηση δωματίων, η δημιουργία rate plans, οι πολιτικές ακύρωσης, οι περιορισμοί ελάχιστης διαμονής και οι συνδέσεις με τα κανάλια χρειάζονται σωστή εμπορική και τεχνική γνώση.

Ένα σύστημα μπορεί να είναι οικονομικό στα χαρτιά, αλλά αν το προσωπικό χρειάζεται ώρες για να αλλάξει τιμές ή να επιβεβαιώσει αν μια ενημέρωση πέρασε σε όλα τα κανάλια, η απόδοση μειώνεται. Εξίσου σημαντική είναι η υποστήριξη σε περιόδους αιχμής. Όταν υπάρχει πρόβλημα διαθεσιμότητας τον Αύγουστο ή ένα κανάλι εμφανίζει λάθος τιμή την Παρασκευή το απόγευμα, η ταχύτητα απόκρισης δεν είναι δευτερεύουσα υπηρεσία.

Κόστος channel manager ή κόστος χειροκίνητης διαχείρισης;

Η σύγκριση δεν πρέπει να γίνεται μόνο μεταξύ δύο προσφορών λογισμικού. Πρέπει να γίνεται ανάμεσα στο κόστος channel manager και στο κόστος της μη αυτοματοποιημένης διαχείρισης.

Υπολογίστε τον χρόνο που αφιερώνει η υποδοχή ή το τμήμα κρατήσεων για ενημερώσεις διαθεσιμότητας, αλλαγές τιμών και έλεγχο νέων κρατήσεων. Προσθέστε τις πιθανές απώλειες από overbooking, τις αποζημιώσεις, τις μεταφορές πελατών σε άλλο κατάλυμα και τη ζημιά στη φήμη του ξενοδοχείου. Προσθέστε επίσης τα χαμένα έσοδα όταν η διαθεσιμότητα δεν ανοίγει έγκαιρα σε ένα κανάλι με ζήτηση.

Σε ένα κατάλυμα με περιορισμένο προσωπικό, ακόμη και λίγες ώρες την εβδομάδα έχουν εμπορική αξία. Η ομάδα μπορεί να ασχολείται με το check-in, την εξυπηρέτηση επισκεπτών, τις αναβαθμίσεις δωματίων και τις απευθείας κρατήσεις, αντί να αντιγράφει δεδομένα από μια πλατφόρμα σε άλλη.

Υπάρχει όμως και η άλλη πλευρά. Ένα channel manager δεν διορθώνει από μόνο του μια λανθασμένη τιμολογιακή στρατηγική. Αν οι τιμές, οι κανόνες διαμονής ή οι προσφορές δεν έχουν σχεδιαστεί σωστά, το σύστημα απλώς θα διανείμει γρήγορα μια λανθασμένη εμπορική απόφαση. Η τεχνολογία χρειάζεται ξεκάθαρη στρατηγική και συνεχή παρακολούθηση των αποτελεσμάτων.

Ποιο μοντέλο χρέωσης συμφέρει περισσότερο;

Η απάντηση εξαρτάται από το προφίλ του καταλύματος. Η χαμηλή σταθερή μηνιαία χρέωση μπορεί να είναι κατάλληλη για ένα μικρό ξενοδοχείο με απλή κατανομή δωματίων και περιορισμένο αριθμό καναλιών. Για μεγαλύτερες μονάδες, η προτεραιότητα μετακινείται στην αξιοπιστία, στις διασυνδέσεις και στην άμεση υποστήριξη.

Μια χρέωση ανά δωμάτιο είναι συχνά προβλέψιμη καθώς το κατάλυμα αναπτύσσεται. Αντίθετα, η προμήθεια ανά κράτηση μπορεί αρχικά να φαίνεται ελκυστική, αλλά χρειάζεται προσεκτική ανάγνωση. Όταν οι πωλήσεις αυξάνονται, αυξάνεται και το πραγματικό κόστος. Επιπλέον, το ξενοδοχείο πρέπει να ξεχωρίζει μια τεχνολογική προμήθεια από τις ήδη υψηλές προμήθειες που καταβάλλει στα OTAs.

Πριν αποφασίσετε, ζητήστε πλήρη εικόνα για το συνολικό ετήσιο κόστος. Συμπεριλάβετε ενεργοποίηση, εκπαίδευση, νέες συνδέσεις, τεχνική υποστήριξη, αναβαθμίσεις και τυχόν κόστος διακοπής ή αλλαγής παρόχου. Η διαφάνεια σε αυτά τα σημεία είναι δείγμα σωστής συνεργασίας.

Πώς να αξιολογήσετε μια προσφορά χωρίς να κοιτάτε μόνο την τιμή

Μια σωστή αξιολόγηση ξεκινά από τις εμπορικές σας ανάγκες. Πόσα κανάλια χρειάζεστε σήμερα και ποια θέλετε να προσθέσετε την επόμενη σεζόν; Πόσους τύπους δωματίων και τιμοκαταλόγους διαχειρίζεστε; Υπάρχουν διαφορετικές πολιτικές για early booking, non-refundable, προσφορές τελευταίας στιγμής ή πακέτα;

Ελέγξτε επίσης ποιος αναλαμβάνει την αρχική παραμετροποίηση και ποιος είναι υπεύθυνος όταν προκύψει ασυμφωνία μεταξύ PMS, booking engine και OTA. Η απάντηση «στείλτε ticket» δεν έχει την ίδια βαρύτητα με έναν συνεργάτη που γνωρίζει τις ροές ενός ξενοδοχείου και μπορεί να εντοπίσει γρήγορα αν το πρόβλημα αφορά mapping, διαθεσιμότητα, τιμή ή κανόνες πώλησης.

Η λύση πρέπει να υποστηρίζει και τον στόχο των απευθείας κρατήσεων. Η σωστή κατανομή διαθεσιμότητας δεν σημαίνει ότι όλα τα δωμάτια δίνονται πρώτα στα OTAs. Με ενιαίο έλεγχο αποθεμάτων, το ξενοδοχείο μπορεί να εφαρμόζει συνειδητά τη στρατηγική του, να προστατεύει τη διαθεσιμότητα του δικού του booking engine και να μειώνει σταδιακά την εξάρτηση από τις προμήθειες τρίτων.

Στη Marinet, η προσέγγιση στη διανομή συνδέεται με το σύνολο της ψηφιακής εμπορικής λειτουργίας του ξενοδοχείου: website, booking engine, PMS, channel management και ενέργειες απόκτησης κρατήσεων. Αυτό επιτρέπει καλύτερο έλεγχο δεδομένων και μία ομάδα ευθύνης για την απόδοση, αντί για πολλούς προμηθευτές που μεταφέρουν ο ένας στον άλλο το πρόβλημα.

Η σωστή τιμή είναι αυτή που προστατεύει το έσοδο

Ένα channel manager αξίζει όταν μειώνει λάθη, απελευθερώνει χρόνο, διατηρεί τις πωλήσεις ανοιχτές στα σωστά κανάλια και δίνει στο ξενοδοχείο καθαρή εικόνα της διανομής του. Η φθηνότερη συνδρομή έχει νόημα μόνο όταν καλύπτει αξιόπιστα τις ανάγκες σας σήμερα και δεν γίνεται εμπόδιο στην ανάπτυξη αύριο.

Πριν επιλέξετε, ζητήστε να δείτε πώς θα λειτουργεί το σύστημα στη δική σας καθημερινότητα: από την κράτηση που έρχεται αργά το βράδυ μέχρι την αλλαγή τιμής σε περίοδο υψηλής ζήτησης. Εκεί φαίνεται αν το κόστος είναι έξοδο ή αν είναι η βάση για πιο ελεγχόμενα και κερδοφόρα έσοδα.