24 Sep Πώς το PMS αυτοματοποιεί την τιμολόγηση
Η τιμολόγηση δεν είναι απλώς μια διαδικασία back office. Στο ξενοδοχείο επηρεάζει το check-out, την εμπειρία του πελάτη, τη συμφωνία των εσόδων και την εικόνα της επιχείρησης απέναντι στον λογιστή. Όταν το PMS αυτοματοποιεί την τιμολόγηση, η ομάδα υποδοχής σταματά να περνά επαναλαμβανόμενα στοιχεία με το χέρι και αποκτά περισσότερο χρόνο για τον επισκέπτη.
Για έναν ανεξάρτητο ξενοδόχο ή έναν manager με απαιτητική καθημερινότητα, το πραγματικό ζητούμενο δεν είναι απλώς να εκδίδεται ένα παραστατικό γρήγορα. Είναι κάθε χρέωση – διαμονή, πρωινό, φόρος, extra υπηρεσία, προκαταβολή ή ακύρωση – να καταγράφεται σωστά, τη σωστή στιγμή και με πλήρη εικόνα της κράτησης. Αυτό είναι το σημείο όπου ένα σύγχρονο cloud PMS δημιουργεί λειτουργικό και εμπορικό πλεονέκτημα.
Πώς το PMS αυτοματοποιεί την τιμολόγηση στην πράξη
Η αυτοματοποίηση ξεκινά από το folio της κράτησης. Με την εισαγωγή μιας κράτησης από το booking engine, τα online κανάλια ή την υποδοχή, το PMS συνδέει τον πελάτη, τις ημερομηνίες διαμονής, τον τύπο δωματίου, τη συμφωνημένη τιμή και τις σχετικές χρεώσεις σε ένα ενιαίο αρχείο.
Καθώς εξελίσσεται η διαμονή, το σύστημα περνά αυτόματα τις προγραμματισμένες χρεώσεις ανά διανυκτέρευση, εφαρμόζει τους κανόνες που έχουν οριστεί για φόρους και τέλη και συγκεντρώνει τις επιπλέον καταναλώσεις που εισάγει η ομάδα. Στο check-out, ο υπάλληλος δεν χρειάζεται να αναζητά στοιχεία σε σημειώσεις, excel ή διαφορετικά συστήματα. Ελέγχει το folio, επιβεβαιώνει τον τρόπο πληρωμής και προχωρά στην έκδοση του σωστού παραστατικού.
Η αξία αυτής της ροής φαίνεται ιδιαίτερα όταν το κατάλυμα έχει μεγάλο αριθμό αφίξεων και αναχωρήσεων, διαφορετικές τιμές ανά κανάλι ή εταιρικές κρατήσεις. Χωρίς αυτοματοποίηση, ακόμη και ένα μικρό λάθος στο ποσό, στο όνομα ή στο φορολογικό στοιχείο μπορεί να δημιουργήσει καθυστέρηση στην αναχώρηση, ακύρωση παραστατικού και επιπλέον εργασία για το λογιστήριο.
Από την κράτηση στο σωστό παραστατικό
Ένα σωστά παραμετροποιημένο PMS διαχωρίζει τις χρεώσεις με βάση την εμπορική πολιτική του καταλύματος. Μπορεί, για παράδειγμα, να καταγράφει χωριστά τη διαμονή από τις πρόσθετες υπηρεσίες, να χειρίζεται προκαταβολές και εξοφλήσεις, να υποστηρίζει διαφορετικούς δικαιούχους για μία κράτηση και να διευκολύνει την έκδοση παραστατικών για εταιρείες ή ταξιδιωτικά γραφεία.
Η παραμετροποίηση είναι καθοριστική. Το σύστημα δεν αντικαθιστά την επιχειρησιακή λογική του ξενοδοχείου – την οργανώνει. Αν οι κανόνες τιμών, τα πακέτα, οι φόροι και οι κατηγορίες υπηρεσιών δεν έχουν οριστεί σωστά, η ταχύτητα μπορεί να αυξήσει και την ταχύτητα ενός λάθους. Για αυτό η εγκατάσταση πρέπει να γίνεται με γνώση των πραγματικών διαδικασιών της υποδοχής και σε συνεννόηση με το λογιστήριο.
Λιγότερα λάθη, ταχύτερο check-out
Η χειροκίνητη τιμολόγηση εξαρτάται από τη συγκέντρωση του ανθρώπου σε ώρες πίεσης. Μια αλλαγή δωματίου, μια παράταση διαμονής, μια χρέωση minibar ή μία μερική επιστροφή χρημάτων είναι αρκετές για να δημιουργήσουν ασυμφωνία. Το PMS διατηρεί ιστορικό των κινήσεων και δίνει στην ομάδα μια καθαρή εικόνα πριν από την τελική χρέωση.
Το αποτέλεσμα είναι ένα πιο γρήγορο και πιο επαγγελματικό check-out. Ο επισκέπτης δεν περιμένει όσο η υποδοχή ψάχνει τι έχει πληρωθεί ή προσπαθεί να αναπαράγει μια χρέωση. Παράλληλα, ο manager μειώνει τα περιστατικά διόρθωσης παραστατικών, τις διαφωνίες για χρεώσεις και τις ώρες που χάνονται στο κλείσιμο της ημέρας.
Η αυτοματοποίηση βοηθά επίσης στη διαχείριση πληρωμών. Όταν το PMS συνδέεται με online πληρωμές και POS, η κατάσταση της συναλλαγής μπορεί να ενημερώνει το folio της κράτησης. Έτσι, η υποδοχή βλέπει αν υπάρχει εγγύηση, προκαταβολή, υπόλοιπο ή εξόφληση, χωρίς να κάνει διασταυρώσεις σε ανεξάρτητες εφαρμογές. Η τελική δυνατότητα εξαρτάται από τις διασυνδέσεις που υποστηρίζει κάθε εγκατάσταση και από τον τρόπο λειτουργίας του καταλύματος.
Τι κερδίζει η διοίκηση από την αυτοματοποιημένη τιμολόγηση
Το πιο άμεσο κέρδος είναι ο έλεγχος. Όταν τα στοιχεία τιμολόγησης συνδέονται με τις κρατήσεις και τις εισπράξεις, η διοίκηση μπορεί να παρακολουθεί με μεγαλύτερη ακρίβεια τι χρεώθηκε, τι εισπράχθηκε και τι παραμένει ανοιχτό. Αυτό βελτιώνει τις καθημερινές συμφωνίες και περιορίζει τις εκπλήξεις στο τέλος του μήνα.
Υπάρχει όμως και εμπορική διάσταση. Ένα ξενοδοχείο που λειτουργεί με αποσυνδεδεμένα εργαλεία δυσκολεύεται να αναλύσει την πραγματική αξία κάθε κράτησης. Με το PMS ως κεντρικό σημείο λειτουργίας, μπορεί να διακρίνει πιο καθαρά τα έσοδα από διαμονή, τις πρόσθετες υπηρεσίες, τις εταιρικές συμφωνίες και τις ακυρώσεις. Αυτά τα δεδομένα υποστηρίζουν καλύτερες αποφάσεις για τιμές, πακέτα και πολιτικές πληρωμών.
Για τις επιχειρήσεις που επενδύουν στις απευθείας κρατήσεις, η σύνδεση του booking engine με το PMS έχει ιδιαίτερη σημασία. Η κράτηση που έρχεται από το δικό σας site μεταφέρεται με τα σωστά εμπορικά στοιχεία, αντί να απαιτεί διπλή καταχώριση. Η ομάδα αποφεύγει χρόνο και λάθη, ενώ ο επισκέπτης λαμβάνει πιο συνεπή εξυπηρέτηση από την online κράτηση έως την απόδειξη ή το τιμολόγιο.
Η διασύνδεση με λογιστήριο και φορολογικές υποχρεώσεις
Η τιμολόγηση σε ένα ξενοδοχείο δεν τελειώνει στην έκδοση του παραστατικού. Χρειάζεται αξιόπιστη μεταφορά στοιχείων προς το λογιστήριο, σωστή αρχειοθέτηση και συμμόρφωση με τις ισχύουσες υποχρεώσεις. Ένα PMS μπορεί να υποστηρίξει αυτή τη ροή μέσω κατάλληλων διασυνδέσεων και αναφορών, αλλά η τελική διαδικασία πρέπει να ελέγχεται με βάση τις ανάγκες της επιχείρησης και τις οδηγίες του λογιστή της.
Δεν έχουν όλα τα καταλύματα τις ίδιες απαιτήσεις. Ένα boutique hotel με περιορισμένες υπηρεσίες χρειάζεται απλή και γρήγορη ροή. Ένα μεγαλύτερο ξενοδοχείο με εστιατόριο, μεταφορές, spa, εταιρικά συμβόλαια και διαφορετικά σημεία πώλησης χρειάζεται πιο σύνθετη παραμετροποίηση. Το σωστό ερώτημα δεν είναι αν υπάρχει αυτοματοποίηση, αλλά ποιο μέρος της διαδικασίας πρέπει να αυτοματοποιηθεί χωρίς να χαθεί ο απαραίτητος έλεγχος.
Οι έλεγχοι που δεν πρέπει να παραλείπονται
Πριν τεθεί σε λειτουργία μια νέα ροή, η επιχείρηση πρέπει να δοκιμάσει πραγματικά σενάρια: αλλαγές ημερομηνιών, no-show, ακυρώσεις με χρέωση, split folio, εταιρικές κρατήσεις, πιστωτικά παραστατικά και διαφορετικούς τρόπους πληρωμής. Αυτές οι περιπτώσεις είναι που καθορίζουν αν η λειτουργία θα αντέξει στην υψηλή περίοδο.
Χρειάζεται επίσης σαφής εκπαίδευση της υποδοχής. Το PMS μειώνει τα βήματα, δεν καταργεί την ευθύνη ελέγχου. Η ομάδα πρέπει να γνωρίζει πότε επιβεβαιώνει τα στοιχεία πελάτη, πότε εκδίδει το παραστατικό, πώς χειρίζεται μια διόρθωση και πότε ενημερώνει τον υπεύθυνο ή το λογιστήριο.
Το PMS ως κέντρο της καθημερινής λειτουργίας
Η τιμολόγηση αποδίδει όταν αποτελεί μέρος μιας ενιαίας τεχνολογικής υποδομής. PMS, channel manager, booking engine, online πληρωμές και online check-in πρέπει να ανταλλάσσουν χρήσιμα δεδομένα, όχι να προσθέτουν οθόνες και χειροκίνητες εργασίες. Όσο λιγότερες φορές καταχωρίζεται η ίδια πληροφορία, τόσο μικρότερο είναι το λειτουργικό κόστος και ο κίνδυνος λάθους.
Για αυτό η επιλογή PMS δεν πρέπει να γίνεται μόνο με βάση μια λίστα λειτουργιών. Χρειάζεται συνεργάτης που κατανοεί τη διαδρομή της κράτησης, την πίεση της υποδοχής και τη σύνδεση της λειτουργίας με τα έσοδα. Η Marinet προσεγγίζει την ξενοδοχειακή τεχνολογία ως μέρος μιας συνολικής στρατηγικής για περισσότερες απευθείας κρατήσεις, αποτελεσματικότερη λειτουργία και καλύτερο έλεγχο της εμπορικής απόδοσης.
Η σωστή αυτοματοποίηση δεν απομακρύνει τον άνθρωπο από τη φιλοξενία. Απομακρύνει τις περιττές καταχωρίσεις από την καθημερινότητά του, ώστε η ομάδα να δίνει προσοχή εκεί που έχει πραγματική αξία: στον επισκέπτη, στην ακρίβεια και στην κερδοφορία του ξενοδοχείου.
No Comments