09 Aug Ξενοδοχειακό λογισμικό PMS που φέρνει έλεγχο
Μια κράτηση που περνά με λάθος τιμή, ένα δωμάτιο που εμφανίζεται διαθέσιμο ενώ δεν είναι ή μια άφιξη που καθυστερεί επειδή η ρεσεψιόν ψάχνει στοιχεία σε διαφορετικά συστήματα δεν είναι μικρά λειτουργικά προβλήματα. Είναι απώλεια εσόδων, χρόνος προσωπικού και αρνητική εμπειρία επισκέπτη. Το σωστό ξενοδοχειακό λογισμικό PMS μετατρέπει αυτή την καθημερινή πολυπλοκότητα σε έλεγχο: οργανώνει τις κρατήσεις, συνδέει τα τμήματα του καταλύματος και δίνει στη διοίκηση καθαρή εικόνα για τη λειτουργία και τις πωλήσεις.
Για ένα ανεξάρτητο ξενοδοχείο ή boutique κατάλυμα, το PMS δεν είναι απλώς το πρόγραμμα της ρεσεψιόν. Είναι ο επιχειρησιακός πυρήνας που επηρεάζει τη διαθεσιμότητα στα κανάλια, την ποιότητα εξυπηρέτησης, τη δυνατότητα για upselling και τελικά το περιθώριο κέρδους.
Τι κάνει ένα ξενοδοχειακό λογισμικό PMS
PMS σημαίνει Property Management System. Στην πράξη, είναι το σύστημα από το οποίο το ξενοδοχείο διαχειρίζεται το ταξίδι της κράτησης από την καταχώριση έως την αναχώρηση και την επικοινωνία μετά τη διαμονή.
Η αξία του φαίνεται στην καθημερινότητα. Η ρεσεψιόν βλέπει άμεσα αφίξεις, αναχωρήσεις, διαθεσιμότητα και οικονομικά στοιχεία. Το housekeeping ενημερώνεται για την κατάσταση των δωματίων. Η διοίκηση παρακολουθεί πληρότητα, μέση τιμή, έσοδα και προέλευση κρατήσεων. Όταν όλα αυτά κινούνται σε ένα κοινό περιβάλλον, περιορίζονται οι χειροκίνητες καταχωρίσεις και μειώνονται τα σημεία όπου γεννιούνται λάθη.
Ένα σύγχρονο cloud PMS πρέπει να υποστηρίζει τουλάχιστον τη διαχείριση κρατήσεων και δωματίων, τα προφίλ πελατών, check-in και check-out, χρεώσεις και πληρωμές, αναφορές απόδοσης και σωστή σύνδεση με τα υπόλοιπα κρίσιμα συστήματα του ξενοδοχείου. Η λίστα λειτουργιών έχει σημασία, αλλά δεν αρκεί. Αυτό που μετρά είναι αν οι λειτουργίες αυτές εξυπηρετούν γρήγορα τον δικό σας τρόπο εργασίας.
Από τη ρεσεψιόν στη στρατηγική εσόδων
Πολλά ξενοδοχεία επιλέγουν PMS κυρίως για να εκδώσουν παραστατικά ή να οργανώσουν το πλάνο δωματίων. Είναι απαραίτητο, αλλά περιορισμένο ως κριτήριο. Ένα PMS με σωστές διασυνδέσεις γίνεται εργαλείο εμπορικής διοίκησης.
Όταν συνδέεται με channel manager, η διαθεσιμότητα και οι περιορισμοί διαμονής ενημερώνονται στα online κανάλια με κεντρικό έλεγχο. Αυτό μειώνει τον κίνδυνο overbooking και βοηθά το ξενοδοχείο να αντιδρά γρήγορα όταν αλλάζει η ζήτηση. Όταν συνδέεται με booking engine, οι απευθείας κρατήσεις καταγράφονται στο ίδιο περιβάλλον με τις κρατήσεις από OTA. Έτσι, η ομάδα δεν χρειάζεται να συμφιλιώνει δεδομένα από διαφορετικές οθόνες για να καταλάβει τι πραγματικά συμβαίνει.
Η σύνδεση αυτή δεν σημαίνει ότι κάθε ξενοδοχείο χρειάζεται το ίδιο τεχνολογικό οικοσύστημα. Ένα μικρό κατάλυμα με λίγα δωμάτια χρειάζεται απλότητα και ταχύτητα. Ένα ξενοδοχείο με πολλά δωμάτια, πακέτα, εταιρικούς πελάτες ή πολλαπλά τμήματα χρειάζεται βαθύτερους κανόνες, δικαιώματα χρηστών και αναλυτικότερη πληροφόρηση. Η σωστή επιλογή ξεκινά από τις εμπορικές και λειτουργικές ανάγκες, όχι από το πόσες εντυπωσιακές επιλογές έχει ένα μενού.
Η άμεση κράτηση χρειάζεται ενιαία δεδομένα
Η αύξηση των direct bookings δεν επιτυγχάνεται μόνο με μια καλύτερη ιστοσελίδα ή με διαφημιστική επένδυση. Χρειάζεται η υπόσχεση που βλέπει ο επισκέπτης να μπορεί να εκτελεστεί χωρίς τριβές. Η διαθεσιμότητα, οι τιμές, οι πολιτικές και οι πληρωμές πρέπει να είναι σωστές σε κάθε βήμα.
Το PMS παρέχει το λειτουργικό υπόβαθρο γι’ αυτό. Όταν ο booking engine αντλεί αξιόπιστα δεδομένα και η ομάδα γνωρίζει αμέσως ποιος είναι ο επισκέπτης, ποιες υπηρεσίες επέλεξε και αν υπάρχει υπόλοιπο πληρωμής, η απευθείας πώληση γίνεται πιο αποδοτική. Παράλληλα, δημιουργούνται καλύτερες συνθήκες για αναβάθμιση δωματίου, πρόσθετες υπηρεσίες και επαναληπτικές κρατήσεις.
Πού χάνεται χρόνος χωρίς σωστό PMS
Σε πολλά καταλύματα, τα προβλήματα δεν φαίνονται ως μία μεγάλη αστοχία. Εμφανίζονται ως μικρές καθυστερήσεις που επαναλαμβάνονται καθημερινά: αντιγραφή στοιχείων από email, διπλός έλεγχος τιμών, τηλεφωνήματα για την κατάσταση δωματίων, χειροκίνητες ενημερώσεις σε κανάλια και αναφορές που ετοιμάζονται στο τέλος του μήνα με υπολογιστικά φύλλα.
Το κόστος τους είναι μεγαλύτερο από όσο δείχνει. Το προσωπικό αφιερώνει χρόνο σε εργασίες χωρίς προστιθέμενη αξία αντί να εξυπηρετεί τον επισκέπτη. Η διοίκηση παίρνει αποφάσεις με καθυστέρηση. Και όταν η πληροφόρηση δεν είναι κοινή, κάθε τμήμα λειτουργεί με τη δική του εκδοχή της πραγματικότητας.
Ένα καλά παραμετροποιημένο PMS μειώνει αυτή την εξάρτηση από προσωπικές σημειώσεις και μνήμη. Δεν αντικαθιστά τη σωστή ομάδα ούτε διορθώνει από μόνο του αδύναμες εμπορικές πολιτικές. Δίνει όμως στην ομάδα τη δομή για να δουλεύει με σταθερές διαδικασίες, καθαρά δεδομένα και λιγότερες εξαιρέσεις.
Πώς να αξιολογήσετε ένα PMS πριν επενδύσετε
Η παρουσίαση ενός συστήματος είναι συχνά πειστική. Η ουσία είναι να δείτε πώς λειτουργεί σε πραγματικά σενάρια του δικού σας ξενοδοχείου. Ζητήστε να παρουσιαστεί η διαχείριση μιας τροποποίησης κράτησης, μιας ακύρωσης, μιας αλλαγής δωματίου, μιας μερικής πληρωμής και ενός late check-out. Εκεί φαίνεται αν η λύση απλοποιεί ή προσθέτει βήματα.
Εξετάστε με προσοχή τις διασυνδέσεις. Το PMS πρέπει να συνεργάζεται αξιόπιστα με channel manager, booking engine, σύστημα πληρωμών, online check-in και, όπου χρειάζεται, εργαλεία CRM ή revenue management. Η ύπαρξη πολλών ανεξάρτητων προμηθευτών μπορεί να προσφέρει επιλογές, συχνά όμως δημιουργεί ασάφεια όταν κάτι δεν λειτουργεί. Χρειάζεστε σαφή ευθύνη, γρήγορη τεχνική υποστήριξη και συνεργασία μεταξύ των συστημάτων.
Εξίσου σημαντικές είναι οι αναφορές. Μπορείτε να δείτε έσοδα ανά κανάλι, ρυθμό κρατήσεων, πληρότητα, μέση ημερήσια τιμή και βασικά στοιχεία πελατών χωρίς να περιμένετε το τέλος της σεζόν; Τα δεδομένα δεν έχουν αξία όταν απλώς αποθηκεύονται. Έχουν αξία όταν δίνουν στην επιχείρηση τη δυνατότητα να αλλάξει τιμές, διαθεσιμότητα ή προτεραιότητες εγκαίρως.
Τέλος, αξιολογήστε την υλοποίηση. Η μετάβαση δεδομένων, η εκπαίδευση του προσωπικού, η παραμετροποίηση και η υποστήριξη μετά την ενεργοποίηση καθορίζουν την επιτυχία περισσότερο από μια εντυπωσιακή λίστα δυνατοτήτων. Ένα PMS που δεν υιοθετεί η ομάδα σας δεν θα αποδώσει, όσο καλό κι αν είναι τεχνικά.
Cloud PMS: ευελιξία με προϋποθέσεις
Η cloud λειτουργία επιτρέπει πρόσβαση από διαφορετικές συσκευές και τοποθεσίες, χωρίς να εξαρτάται το ξενοδοχείο από έναν τοπικό υπολογιστή. Για ιδιοκτήτες και managers, αυτό σημαίνει ότι μπορούν να παρακολουθούν την εικόνα της επιχείρησης ακόμα και εκτός ξενοδοχείου. Για ομάδες με εποχικό προσωπικό, διευκολύνει την εκπαίδευση και τη διαχείριση δικαιωμάτων πρόσβασης.
Ωστόσο, το cloud δεν είναι από μόνο του εγγύηση ποιότητας. Ελέγξτε την ασφάλεια, τα αντίγραφα ασφαλείας, τη συμμόρφωση στη διαχείριση προσωπικών δεδομένων, τη διαθεσιμότητα υποστήριξης και το πώς λειτουργεί το σύστημα σε περίπτωση περιορισμένης σύνδεσης. Η τεχνολογία πρέπει να μειώνει το επιχειρησιακό ρίσκο, όχι να το μεταφέρει αλλού.
Η αξία του ενιαίου συνεργάτη
Το PMS αποδίδει περισσότερο όταν αποτελεί μέρος μιας ενιαίας εμπορικής και τεχνολογικής στρατηγικής. Ιστοσελίδα, booking engine, channel management, online πληρωμές, check-in και digital marketing δεν πρέπει να λειτουργούν ως απομονωμένα έργα. Όταν ανταλλάσσουν σωστά δεδομένα, το ξενοδοχείο αποκτά καλύτερη εμπειρία επισκέπτη και καθαρότερη εικόνα για την απόδοση κάθε καναλιού.
Η Marinet προσεγγίζει αυτή την ανάγκη με ξενοδοχειακή εξειδίκευση και ενιαία ευθύνη από την τεχνολογία πωλήσεων έως την ψηφιακή προβολή. Για τον ξενοδόχο, αυτό σημαίνει λιγότερος χρόνος συντονισμού μεταξύ διαφορετικών συνεργατών και περισσότερη συγκέντρωση στα αποτελέσματα: απευθείας πωλήσεις, σωστή διανομή και λειτουργική αποτελεσματικότητα.
Η κατάλληλη επιλογή PMS δεν ξεκινά με την ερώτηση «ποιο πρόγραμμα είναι το φθηνότερο;». Ξεκινά με το ποια εμπόδια κρατούν σήμερα το ξενοδοχείο πίσω. Καταγράψτε τις καθημερινές καθυστερήσεις της ομάδας, τα σημεία όπου χάνονται κρατήσεις και τα δεδομένα που λείπουν από τις αποφάσεις σας. Αυτή η καταγραφή θα δείξει με ακρίβεια ποιο σύστημα αξίζει να γίνει ο επόμενος σταθερός συνεργάτης της επιχείρησής σας.
Συχνές Ερωτήσεις για το Ξενοδοχειακό Λογισμικό PMS
1. Τι είναι το ξενοδοχειακό λογισμικό PMS;
Το PMS (Property Management System) είναι το κεντρικό σύστημα διαχείρισης ενός ξενοδοχείου. Χρησιμοποιείται για την οργάνωση της κράτησης από τη στιγμή που καταχωρίζεται μέχρι το check-out και, ανάλογα με το σύστημα, την επικοινωνία μετά τη διαμονή.
Μέσα από ένα PMS μπορούν να διαχειρίζονται:
Κρατήσεις
Διαθεσιμότητα δωματίων
Αφίξεις και αναχωρήσεις
Προφίλ επισκεπτών
Χρεώσεις και πληρωμές
Housekeeping
Αναφορές
Στατιστικά πωλήσεων
Ένα σύγχρονο PMS λειτουργεί ως κεντρικό σημείο πληροφόρησης για διαφορετικά τμήματα του ξενοδοχείου.
2. Γιατί χρειάζεται ένα ξενοδοχείο PMS;
Το PMS μειώνει τη χειροκίνητη εργασία και συγκεντρώνει κρίσιμες πληροφορίες σε ένα κοινό περιβάλλον.
Χωρίς σωστό PMS, η ομάδα μπορεί να χρειάζεται να:
Αντιγράφει κρατήσεις από emails
Ενημερώνει χειροκίνητα διαθεσιμότητα
Ελέγχει στοιχεία σε διαφορετικά συστήματα
Επικοινωνεί τηλεφωνικά για την κατάσταση των δωματίων
Δημιουργεί αναφορές σε spreadsheets
Το σωστό PMS βοηθά το προσωπικό να αφιερώνει λιγότερο χρόνο στη διαχείριση δεδομένων και περισσότερο στην εξυπηρέτηση του επισκέπτη.
3. Ποιες είναι οι βασικές λειτουργίες ενός hotel PMS;
Οι βασικές λειτουργίες συνήθως περιλαμβάνουν:
Reservation management
Room planning
Check-in και check-out
Guest profiles
Room status
Housekeeping
Χρεώσεις
Πληρωμές
Παραστατικά
Αναφορές
Διαχείριση χρηστών
Η κατάλληλη λίστα λειτουργιών εξαρτάται από τον τύπο και το μέγεθος του ξενοδοχείου.
4. Τι είναι το Cloud PMS;
Το Cloud PMS είναι ένα Property Management System που λειτουργεί μέσω cloud υποδομής και μπορεί να χρησιμοποιείται μέσω διαδικτύου χωρίς να εξαρτάται αποκλειστικά από έναν τοπικό υπολογιστή στο ξενοδοχείο.
Αυτό επιτρέπει σε εξουσιοδοτημένους χρήστες να έχουν πρόσβαση από διαφορετικές συσκευές και τοποθεσίες.
Για έναν ιδιοκτήτη ή manager, για παράδειγμα, σημαίνει ότι μπορεί να ελέγχει πληρότητα, κρατήσεις και βασικά στοιχεία της επιχείρησης ακόμη και όταν βρίσκεται εκτός ξενοδοχείου.
5. Ποια είναι τα πλεονεκτήματα ενός Cloud PMS;
Τα βασικά πλεονεκτήματα μπορούν να περιλαμβάνουν:
Απομακρυσμένη πρόσβαση
Ευκολότερες ενημερώσεις λογισμικού
Πρόσβαση από διαφορετικές συσκευές
Ευκολότερη διαχείριση χρηστών
Καλύτερη συνεργασία διαφορετικών τμημάτων
Μικρότερη εξάρτηση από τοπική υποδομή
Το cloud όμως δεν αποτελεί από μόνο του εγγύηση ποιότητας. Πρέπει να αξιολογούνται επίσης η ασφάλεια, τα backups, η υποστήριξη και η αξιοπιστία του παρόχου.
6. Ποια είναι η διαφορά μεταξύ PMS και Channel Manager;
Το PMS διαχειρίζεται κυρίως την εσωτερική λειτουργία του ξενοδοχείου και τις κρατήσεις.
Ο Channel Manager διαχειρίζεται τη διανομή τιμών και διαθεσιμότητας σε εξωτερικά κανάλια, όπως OTA.
Όταν τα δύο συστήματα είναι σωστά συνδεδεμένα:
Μια κράτηση εισέρχεται από ένα κανάλι.
Ενημερώνεται το PMS.
Μειώνεται η διαθέσιμη χωρητικότητα.
Ο Channel Manager ενημερώνει τα υπόλοιπα συνδεδεμένα κανάλια.
Έτσι μειώνεται η ανάγκη χειροκίνητων ενημερώσεων και ο κίνδυνος overbooking.
7. Ποια είναι η διαφορά μεταξύ PMS και Booking Engine;
Το Booking Engine επιτρέπει στον επισκέπτη να πραγματοποιήσει απευθείας online κράτηση μέσω της επίσημης ιστοσελίδας.
Το PMS διαχειρίζεται την κράτηση αφού αυτή δημιουργηθεί.
Με σωστή διασύνδεση, στοιχεία όπως:
Ημερομηνίες
Τύπος δωματίου
Στοιχεία επισκέπτη
Τιμή
Πρόσθετες υπηρεσίες
Πληρωμές
μπορούν να μεταφέρονται αυτόματα στο PMS, μειώνοντας τις χειροκίνητες καταχωρίσεις.
8. Πώς βοηθά ένα PMS στην αποφυγή overbooking;
Το PMS συμβάλλει στη μείωση των overbookings όταν συνεργάζεται σωστά με το Booking Engine και τον Channel Manager.
Μια νέα κράτηση πρέπει να ενημερώνει γρήγορα τη διαθέσιμη χωρητικότητα σε όλα τα συνδεδεμένα κανάλια.
Overbooking μπορεί παρ’ όλα αυτά να προκύψει από:
Λανθασμένο mapping
Χειροκίνητες αλλαγές
Καθυστέρηση συγχρονισμού
Λάθος allotment
Τεχνική αστοχία
Για αυτό η σωστή παραμετροποίηση των integrations είναι εξίσου σημαντική με το ίδιο το λογισμικό.
9. Πώς βοηθά το PMS το housekeeping;
Το housekeeping μπορεί να βλέπει ή να ενημερώνει την κατάσταση των δωματίων, ανάλογα με τις δυνατότητες του συστήματος.
Για παράδειγμα:
Vacant
Occupied
Clean
Dirty
Inspected
Out of order
Έτσι η ρεσεψιόν γνωρίζει πότε ένα δωμάτιο είναι πραγματικά έτοιμο για άφιξη χωρίς συνεχή τηλεφωνική επικοινωνία με το housekeeping.
10. Πώς βοηθά το PMS το check-in και το check-out;
Το PMS συγκεντρώνει τις πληροφορίες που χρειάζεται η υποδοχή για την άφιξη ή την αναχώρηση του επισκέπτη.
Μπορεί να εμφανίζει:
Στοιχεία κράτησης
Στοιχεία πελάτη
Δωμάτιο
Ειδικά αιτήματα
Πληρωμές
Υπόλοιπο
Πρόσθετες υπηρεσίες
Ώρα άφιξης ή αναχώρησης
Όσο καλύτερα είναι οργανωμένα τα δεδομένα πριν από την άφιξη, τόσο πιο γρήγορη και ομαλή μπορεί να γίνει η διαδικασία υποδοχής.
11. Μπορεί το PMS να συνδεθεί με online check-in;
Ναι, εφόσον το PMS και η λύση online check-in υποστηρίζουν την κατάλληλη διασύνδεση.
Ο επισκέπτης μπορεί να συμπληρώνει πριν από την άφιξη πληροφορίες που στη συνέχεια μεταφέρονται στο σύστημα.
Αυτό μπορεί να μειώσει:
Την πληκτρολόγηση στοιχείων στη ρεσεψιόν
Τον χρόνο check-in
Τις ουρές κατά τις ώρες αιχμής
Τα λάθη χειροκίνητης καταχώρισης
12. Μπορεί ένα PMS να συνδεθεί με online πληρωμές;
Ναι. Η σύνδεση με payment systems μπορεί να βοηθήσει το ξενοδοχείο να παρακολουθεί καλύτερα:
Προκαταβολές
Προπληρωμές
Υπόλοιπα
Payment links
Refunds
Πρόσθετες χρεώσεις
Η σωστή σύνδεση περιορίζει την ανάγκη συμφωνίας πληρωμών μεταξύ διαφορετικών συστημάτων.
13. Πώς βοηθά το PMS στις απευθείας κρατήσεις;
Το PMS δεν δημιουργεί από μόνο του ζήτηση, αλλά αποτελεί το λειτουργικό υπόβαθρο της direct booking στρατηγικής.
Όταν συνεργάζεται με το Booking Engine:
Η διαθεσιμότητα είναι αξιόπιστη
Οι τιμές ενημερώνονται σωστά
Οι κρατήσεις καταγράφονται αυτόματα
Οι πληρωμές μπορούν να παρακολουθούνται
Τα πρόσθετα αιτήματα είναι διαθέσιμα στην ομάδα
Η απευθείας κράτηση δεν τελειώνει στο κουμπί «Book Now». Πρέπει να μπορεί να εκτελεστεί σωστά από τα συστήματα και την ομάδα του ξενοδοχείου.
14. Πώς βοηθά το PMS στο upselling;
Το PMS μπορεί να παρέχει πληροφορίες που βοηθούν το ξενοδοχείο να δημιουργεί πιο σχετικές προτάσεις.
Για παράδειγμα, ανάλογα με την κράτηση μπορούν να προσφέρονται:
Αναβάθμιση δωματίου
Πρωινό
Late check-out
Early check-in
Spa
Μεταφορά
Parking
Πρόσθετες εμπειρίες
Η πραγματική αποτελεσματικότητα εξαρτάται από τη σύνδεση του PMS με το Booking Engine, το CRM, τις πληρωμές και τα εργαλεία επικοινωνίας.
15. Τι αναφορές πρέπει να προσφέρει ένα καλό PMS;
Οι αναφορές πρέπει να βοηθούν τη διοίκηση να παίρνει αποφάσεις και όχι απλώς να αποθηκεύει δεδομένα.
Χρήσιμες πληροφορίες περιλαμβάνουν:
Πληρότητα
ADR
RevPAR
Έσοδα
Κρατήσεις ανά κανάλι
Booking pace
Ακυρώσεις
Μέση διάρκεια διαμονής
Παραγωγή ανά τύπο δωματίου
Προέλευση πελατών
Η διοίκηση πρέπει να μπορεί να εντοπίζει αλλαγές εγκαίρως και όχι μόνο όταν ολοκληρωθεί η σεζόν.
16. Μπορεί ένα PMS να βοηθήσει το Revenue Management;
Ναι, κυρίως παρέχοντας αξιόπιστα δεδομένα.
Τα στοιχεία του PMS μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάλυση:
Πληρότητας
ADR
Booking pace
Lead time
Ακυρώσεων
Ζήτησης ανά ημερομηνία
Απόδοσης καναλιών
Ιστορικών δεδομένων
Όταν υπάρχει σύνδεση με Revenue Management System, τα δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιούνται και για πιο αυτοματοποιημένες αποφάσεις τιμολόγησης.
17. Ποιο PMS είναι κατάλληλο για ένα μικρό ξενοδοχείο;
Ένα μικρό ξενοδοχείο συνήθως χρειάζεται περισσότερο απλότητα παρά μεγάλο αριθμό σύνθετων λειτουργιών.
Πρέπει να εξετάσει:
Ευκολία χρήσης
Booking Engine integration
Channel Manager integration
Online πληρωμές
Housekeeping
Reporting
Εκπαίδευση
Τεχνική υποστήριξη
Συνολικό κόστος
Ένα σύστημα με εκατοντάδες λειτουργίες δεν είναι καλύτερο αν η ομάδα χρησιμοποιεί μόνο ένα μικρό μέρος τους και δυσκολεύεται στην καθημερινή εργασία.
18. Τι PMS χρειάζεται ένα μεγαλύτερο ξενοδοχείο;
Μια μεγαλύτερη μονάδα μπορεί να χρειάζεται πιο σύνθετες δυνατότητες, όπως:
Διαφορετικά δικαιώματα χρηστών
Πολλαπλά τμήματα
Group reservations
Corporate accounts
Αναλυτικό reporting
Revenue Management integrations
CRM
Housekeeping workflows
Accounting integrations
Διαχείριση πολλών μονάδων
Η επιλογή πρέπει να βασίζεται στα πραγματικά workflows και όχι μόνο στον αριθμό των δωματίων.
19. Τι πρέπει να ελέγξω πριν επιλέξω PMS;
Μην περιορίζεστε σε μια τυπική παρουσίαση λειτουργιών.
Ζητήστε να δείτε πραγματικά σενάρια, όπως:
Νέα κράτηση
Τροποποίηση κράτησης
Ακύρωση
Αλλαγή δωματίου
Μερική πληρωμή
Refund
Early check-in
Late check-out
No-show
Group booking
Έτσι μπορείτε να δείτε πόσα βήματα απαιτεί πραγματικά η καθημερινή εργασία και αν το σύστημα ταιριάζει στις διαδικασίες της ομάδας σας.
20. Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη στην επιλογή PMS;
Τα συχνότερα λάθη είναι:
Επιλογή μόνο βάσει τιμής
Υπερβολική έμφαση στον αριθμό λειτουργιών
Μη έλεγχος των integrations
Παράβλεψη της ευκολίας χρήσης
Ανεπαρκής εκπαίδευση προσωπικού
Κακή μεταφορά παλαιών δεδομένων
Έλλειψη τεχνικής υποστήριξης
Αδύναμο reporting
Μη δοκιμή πραγματικών workflows
Απουσία σχεδίου μετάβασης
Το καλύτερο PMS δεν είναι αυτό με τις περισσότερες δυνατότητες αλλά εκείνο που ταιριάζει καλύτερα στις πραγματικές ανάγκες της μονάδας.
21. Πόσο δύσκολη είναι η αλλαγή PMS;
Η αλλαγή απαιτεί σωστό σχεδιασμό.
Πρέπει να οργανωθούν:
Μεταφορά κρατήσεων
Μεταφορά στοιχείων πελατών όπου είναι κατάλληλο
Ρυθμίσεις δωματίων
Rate plans
Πολιτικές
Διασυνδέσεις
Payment setup
Δικαιώματα χρηστών
Εκπαίδευση προσωπικού
Δοκιμαστικές κρατήσεις
Η τεχνολογία αποτελεί μόνο ένα μέρος της μετάβασης. Η εκπαίδευση και η αποδοχή του νέου συστήματος από την ομάδα είναι καθοριστικές για την επιτυχία.
22. Ποια είναι η καλύτερη στρατηγική για την επιλογή ξενοδοχειακού PMS;
Η επιλογή πρέπει να ξεκινά από τα προβλήματα που θέλει να λύσει το ξενοδοχείο και όχι από μια λίστα software features.
Μια σωστή διαδικασία περιλαμβάνει:
Καταγραφή των καθημερινών workflows
Εντοπισμό χειροκίνητων εργασιών
Καταγραφή των σημείων όπου γίνονται συχνά λάθη
Προσδιορισμό των απαραίτητων integrations
Έλεγχο Booking Engine και Channel Manager
Αξιολόγηση online πληρωμών
Έλεγχο reporting
Δοκιμή πραγματικών σεναρίων
Αξιολόγηση ασφάλειας και backups
Έλεγχο τεχνικής υποστήριξης
Σχεδιασμό migration
Εκπαίδευση της ομάδας
Αξιολόγηση του συνολικού κόστους λειτουργίας
Το PMS αποδίδει περισσότερο όταν δεν λειτουργεί ως απομονωμένο πρόγραμμα, αλλά ως μέρος ενός ενιαίου hotel tech stack που συνδέει PMS, Booking Engine, Channel Manager, online payments, online check-in, CRM και digital marketing.
Ο στόχος δεν είναι απλώς η ψηφιοποίηση της ρεσεψιόν. Είναι λιγότερη χειροκίνητη εργασία, καλύτερα δεδομένα, σωστότερη διανομή, αποτελεσματικότερες απευθείας πωλήσεις και μεγαλύτερος λειτουργικός έλεγχος.
No Comments